ISO 19011:2026 | Le novità per gli Audit dei Sistemi di Gestione

La nuova edizione della norma ISO 19011 aggiorna le linee guida per pianificare, gestire e condurre audit di sistemi di gestione in un contesto sempre più digitale, integrato e orientato ai risultati.

UNI CEI EN ISO 19011:2026: pubblicata la nuova guida per gli audit dei sistemi di gestione

È stata pubblicata la nuova UNI CEI EN ISO 19011:2026, quarta edizione della norma internazionale che fornisce le linee guida per gli audit dei sistemi di gestione. La nuova versione sostituisce la precedente del 2018, aggiornando il riferimento metodologico per le organizzazioni che devono pianificare, gestire e condurre attività di audit, sia nell’ambito dei sistemi interni sia nei rapporti con fornitori, partner, soggetti esterni e altre parti interessate.

La ISO 19011 non definisce requisiti certificabili, ma fornisce indicazioni per svolgere gli audit dei sistemi di gestione, indicando i principi dell’attività di audit, le modalità di gestione dei programmi di audit, le attività necessarie per la conduzione degli audit e i criteri per valutare le competenze delle persone coinvolte.

Questa natura trasversale assume oggi una rilevanza crescente, perché le organizzazioni adottano sempre più sistemi di gestione integrati e riferiti a discipline differenti, dalla qualità all’ambiente, dalla sicurezza delle informazioni all’innovazione, dalla sostenibilità alla compliance, fino agli ambiti più recenti collegati alla trasformazione digitale e all’intelligenza artificiale.

Le ragioni dell’aggiornamento rispetto alla versione del 2018

Dal 2018 ad oggi sono state pubblicate numerose nuove norme sui sistemi di gestione, anche in settori che in precedenza non erano pienamente coperti da modelli normativi consolidati. La maggior parte di queste norme presenta una struttura comune, requisiti fondamentali identici, termini e definizioni fondamentali comuni, secondo l’impostazione ormai propria degli standard ISO dedicati ai sistemi di gestione.

Questa evoluzione ha reso necessario un aggiornamento della guida sugli audit, poiché l’attività di verifica non può più essere concepita soltanto in relazione a sistemi tradizionali o a contesti organizzativi prevalentemente fisici e documentali.

Gli audit si svolgono oggi in organizzazioni più complesse, digitalizzate, distribuite e interconnesse, nelle quali processi, evidenze, responsabilità e informazioni possono essere collocati in sedi fisiche, piattaforme digitali, ambienti virtuali, sistemi informativi, repository documentali e flussi di lavoro gestiti attraverso strumenti tecnologici.

La nuova norma ISO 19011:2026 risponde quindi all’esigenza di un approccio più esteso e più generale all’audit dei sistemi di gestione, aggiornando le linee guida per gli audit in un contesto caratterizzato dalla diffusione di nuovi standard ISO, da processi sempre più digitalizzati e dal crescente ricorso agli audit a distanza. L’attenzione si estende inoltre non solo alla conformità formale ai requisiti, ma anche alla valutazione dell’efficacia del sistema, delle sue prestazioni e della sua capacità di conseguire i risultati attesi.

Continuità con la ISO 19011:2018 e principali novità

La nuova edizione mantiene una forte continuità con la UNI EN ISO 19011:2018, confermando i principi dell’attività di audit:

• Integrità
• Presentazione imparziale
• Dovuta professionalità
• Riservatezza
• Indipendenza
• Approccio basato sull'evidenza
• Approccio basato sul rischio

Rimane inoltre invariata la logica generale della norma, articolata intorno alla gestione del programma di audit, alla conduzione del singolo audit e alla competenza degli auditor.

La revisione del 2026 non deve quindi essere interpretata come una riscrittura complessiva della guida, ma come un aggiornamento mirato e strategico.

Alcuni temi oggi al centro dell’attenzione, come i siti virtuali, gli audit a distanza, l’utilizzo della tecnologia per raccogliere informazioni, svolgere interviste e verificare evidenze oggettive, nonché la necessità di considerare riservatezza, sicurezza e piani di emergenza nell’utilizzo di tali modalità, erano già presenti nella versione 2018. La differenza principale consiste nel fatto che la nuova edizione rende questi elementi più espliciti, più ordinati e più direttamente collegati a una disciplina specifica dei metodi di audit da remoto.

Audit da remoto nella ISO 19011:2026

Una delle principali novità della ISO 19011:2026 riguarda il rafforzamento dell’uso degli audit da remoto. La nuova edizione introduce una definizione specifica di metodo di audit da remoto, inteso come metodo utilizzato per condurre attività di audit da un luogo diverso rispetto alla sede dell’organizzazione auditata.

Questo aggiornamento è particolarmente significativo perché chiarisce che l’audit da remoto non deve essere considerato una semplice soluzione organizzativa o una modalità eccezionale da utilizzare quando non sia possibile svolgere verifiche in presenza. Esso diventa piuttosto una modalità metodologicamente riconosciuta, che può essere utilizzata da sola o in combinazione con le attività in presenza, a condizione che sia adeguatamente pianificata e consenta di conseguire gli obiettivi dell’audit.

La nuova impostazione chiarisce quindi che l’audit da remoto non è una forma ridotta o semplificata di audit, ma una modalità che richiede progettazione, valutazione di fattibilità, competenza tecnica, disponibilità di risorse adeguate e attenzione alla qualità delle evidenze raccolte. La distanza non riduce il rigore dell’audit, ma modifica le condizioni attraverso le quali l’audit deve essere preparato, condotto e documentato.

Sedi virtuali e ampliamento del campo dell’audit

La ISO 19011:2026 attribuisce maggiore rilievo anche alle sedi virtuali, considerate come ambienti nei quali un’organizzazione svolge attività o eroga servizi attraverso contesti online, consentendo alle persone di eseguire processi indipendentemente dai luoghi fisici in cui si trovano.

Questo passaggio ha implicazioni operative rilevanti, perché il campo di applicazione dell’audit non può essere definito soltanto attraverso il riferimento a stabilimenti, uffici, reparti, sedi operative o unità organizzative tradizionali. In molte organizzazioni, infatti, una parte significativa dei processi si svolge in piattaforme digitali, sistemi gestionali, ambienti cloud, strumenti collaborativi, repository documentali, dashboard, workflow informatici e basi dati.

La nuova norma invita quindi a considerare il perimetro reale dei processi, piuttosto che limitarsi alla loro localizzazione fisica. Questo significa che la pianificazione dell’audit deve tenere conto delle sedi fisiche e virtuali, delle funzioni coinvolte, delle unità organizzative interessate, delle attività, dei processi e del periodo temporale oggetto della verifica, con una maggiore capacità di rappresentare il modo effettivo in cui il sistema di gestione opera.

La valutazione della fattibilità dell’audit a distanza

La scelta di utilizzare metodi di audit da remoto deve essere preceduta da una valutazione della fattibilità, perché non tutti i processi, non tutte le evidenze e non tutte le situazioni organizzative si prestano allo stesso modo a una verifica mediata dalla tecnologia.

La UNI CEI EN ISO 19011:2026 richiama quindi la necessità di considerare il rischio di non conseguire gli obiettivi dell’audit, la disponibilità delle informazioni, la collaborazione dell’organizzazione auditata, le risorse tecnologiche disponibili, i requisiti regolamentari applicabili e la capacità del metodo scelto di produrre evidenze adeguate.

Questa impostazione permette di evitare due semplificazioni opposte.
Da un lato, non è corretto ritenere che l’audit da remoto sia sempre equivalente all’audit in presenza, perché alcuni processi richiedono osservazione diretta, accesso fisico, verifica ambientale o interazione sul luogo di lavoro. Dall’altro lato, non è corretto considerare l’audit remoto come intrinsecamente meno affidabile, perché in molti casi l’accesso digitale a dati, registrazioni, sistemi e flussi informativi può consentire una verifica efficace, purché siano garantite condizioni tecniche, metodologiche e organizzative adeguate.

La valutazione della fattibilità diventa quindi un momento essenziale della pianificazione, perché consente di stabilire se l’audit debba essere svolto in presenza, da remoto o in modalità combinata, bilanciando obiettivi, rischi, disponibilità delle evidenze, complessità dei processi e adeguatezza degli strumenti.

Sicurezza, riservatezza e protezione delle informazioni di audit

La nuova edizione rafforza il tema della sicurezza e della riservatezza delle informazioni, che assume un peso crescente quando l’audit viene svolto attraverso piattaforme digitali, accessi remoti, condivisione dello schermo, repository documentali, registrazioni, screenshot, chat e strumenti collaborativi.

La questione non riguarda soltanto la protezione formale dei documenti, ma l’intero ecosistema informativo che rende possibile l’audit.

Durante una verifica da remoto possono essere esposti dati personali, informazioni riservate, registrazioni, log, flussi di processo, evidenze tecniche, dati economici, documenti contrattuali, informazioni su clienti, fornitori o parti interessate. Per questo motivo è necessario che l’audit sia accompagnato da regole chiare su accessi, autorizzazioni, modalità di visualizzazione, eventuali copie, registrazioni, conservazione delle evidenze, uso di screenshot e gestione delle pause.

La nuova ISO 19011:2026 rende più esplicito questo presidio, collegando la sicurezza delle informazioni non soltanto al principio di riservatezza, ma anche alla concreta organizzazione dell’audit, alla scelta delle tecnologie, alla gestione degli imprevisti tecnici e alla responsabilità condivisa tra auditor e organizzazione auditata nel garantire che l’audit sia condotto in modo efficace, sicuro e rispettoso della riservatezza.

Competenze degli auditor e tecnologie emergenti

Uno degli aspetti più rilevanti della revisione della ISO 19011 riguarda il rafforzamento delle competenze richieste agli auditor.

La nuova norma evidenzia che l’auditor deve possedere conoscenze e abilità adeguate non solo per applicare principi, processi e metodi di audit, ma anche per comprendere l’appropriatezza e le conseguenze dell’utilizzo di strumenti di Information and Communications Technology (ICT) e di tecnologie emergenti nella conduzione degli audit, indicando espressamente, a titolo esemplificativo, gli strumenti di valutazione basati sull’intelligenza artificiale (artificial-intelligence-based evaluation tools). Il riferimento non configura una disciplina specifica sull’uso dell’intelligenza artificiale negli audit, ma segnala che l’evoluzione tecnologica entra ormai nel perimetro delle competenze che l’auditor deve saper governare con consapevolezza metodologica, attenzione alla qualità delle evidenze, sicurezza delle informazioni e responsabilità professionale.

La competenza digitale dell’auditor non coincide quindi con la mera capacità di utilizzare una piattaforma di videoconferenza, ma comprende la capacità di comprendere l’impatto della tecnologia sul processo di audit, sui flussi informativi, sulla qualità delle evidenze, sulle modalità di intervista, sulla protezione dei dati e sulla solidità delle conclusioni.

Interviste in ambienti virtuali e qualità delle evidenze

La ISO 19011:2026 dedica attenzione anche alla conduzione delle interviste quando queste avvengono attraverso strumenti di comunicazione a distanza. Le interviste restano un mezzo importante per raccogliere informazioni, ma la norma richiama la necessità di adattarle alla situazione e alla persona intervistata, considerando anche la minore possibilità di utilizzare la comunicazione non verbale nei contesti virtuali.

Questo aspetto è rilevante perché l’audit da remoto modifica il modo in cui l’auditor percepisce il contesto, osserva le interazioni, valuta l’ambiente e interpreta le risposte. In un ambiente virtuale, la qualità delle domande assume quindi un ruolo ancora più importante, poiché l’auditor deve saper formulare richieste chiare, pertinenti e orientate alla ricerca di evidenze oggettive, evitando che la distanza riduca la profondità della verifica.

La corretta conduzione delle interviste da remoto richiede quindi preparazione, attenzione alla comunicazione, capacità di ascolto, gestione dei tempi, chiarezza nella richiesta di evidenze e consapevolezza dei limiti dell’interazione mediata dalla tecnologia.

Audit più orientati all’efficacia e alle prestazioni del sistema di gestione

La nuova ISO 19011 si colloca in un’evoluzione più ampia degli audit dei sistemi di gestione, nella quale la verifica non può essere ridotta a un controllo formale della documentazione o a una mera ricerca di conformità puntuali. La conformità resta essenziale, ma deve essere letta insieme alla capacità del sistema di gestione di realizzare le attività pianificate, conseguire i risultati attesi, sostenere gli obiettivi dell’organizzazione e produrre informazioni utili per il miglioramento.

Questa prospettiva è coerente con l’impianto già presente nella versione 2018, che definiva le prestazioni come risultati misurabili e l’efficacia come grado di realizzazione delle attività pianificate e di conseguimento dei risultati pianificati. La versione 2026 rafforza tale orientamento nella misura in cui collega le risultanze dell’audit alla sufficienza e appropriatezza delle evidenze, alla realizzazione delle attività pianificate, al conseguimento dei risultati previsti, alla registrazione della conformità supportata da evidenze e, ove applicabile, all’efficacia.

Ne deriva una concezione dell’audit più matura, nella quale l’auditor non si limita a verificare l’esistenza di procedure, registrazioni o requisiti formalmente soddisfatti, ma valuta se il sistema funzioni realmente, se le evidenze siano affidabili, se i processi siano coerenti con gli obiettivi e se il sistema di gestione contribuisca in modo effettivo alle prestazioni dell’organizzazione.

Implicazioni operative per organizzazioni, auditor e responsabili dei programmi di audit

Per le organizzazioni che utilizzano la ISO 19011 come riferimento per audit interni, audit sui fornitori o audit di seconda parte, la nuova edizione rappresenta un’occasione concreta per riesaminare procedure, programmi, piani di audit, checklist, criteri di selezione dei metodi, regole di riservatezza e matrici di competenza.

In particolare, sarà opportuno verificare:

• se il programma di audit include criteri chiari per scegliere tra audit in presenza, audit da remoto e audit combinati;
• se la fattibilità dell’audit remoto venga valutata in modo documentato;
• se i piani di audit prevedano prove tecniche preliminari, protocolli di accesso, piani di emergenza e tempi adeguati;
• se le regole per screenshot, registrazioni e condivisione delle informazioni siano chiaramente definite;
• se gli auditor dispongano delle competenze necessarie per utilizzare tecnologie digitali ed emergenti senza compromettere la qualità delle evidenze.

L’aggiornamento richiede inoltre di considerare il ruolo dei responsabili dei programmi di audit, che devono assicurare la coerenza complessiva del programma, la scelta appropriata dei metodi, la disponibilità delle risorse, la composizione competente dei gruppi di audit, la gestione dei rischi e delle opportunità e la protezione delle informazioni documentate e delle registrazioni di audit.

Il ruolo di UniProfessioni

UniProfessioni seguirà con attenzione l’evoluzione applicativa della UNI CEI EN ISO 19011:2026, con particolare riferimento ai sistemi di gestione più direttamente interessati dalla trasformazione digitale e dall’innovazione normativa, tra cui i sistemi di gestione dell’innovazione (ISO 56001), i sistemi di gestione per l’intelligenza artificiale (ISO 42001), i sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni, i sistemi di gestione per la qualità, quelli per la compliance e i sistemi di gestione orientati alla sostenibilità.

La nuova edizione conferma infatti che l’audit dei sistemi di gestione non può essere considerato una semplice attività procedurale, ma deve essere interpretato come un processo professionale fondato su metodo, indipendenza, competenza, qualità delle evidenze, capacità di analisi, attenzione al rischio e orientamento ai risultati.

In tale prospettiva, la formazione degli auditor, dei responsabili dei programmi di audit e delle figure coinvolte nei sistemi di gestione assume un ruolo sempre più rilevante, perché la qualità dell’audit dipende dalla capacità delle persone di comprendere i sistemi, utilizzare correttamente gli strumenti disponibili, valutare le evidenze e formulare conclusioni fondate, proporzionate e utili per l’organizzazione.

Conclusioni: una revisione mirata che accompagna l’evoluzione degli audit

La norma UNI CEI EN ISO 19011:2026 conserva la solidità dell’impianto precedente, ma lo aggiorna rispetto a una realtà nella quale trasformazione digitale, tecnologie innovative, sedi virtuali, dati e processi distribuiti incidono sempre più sulle modalità di funzionamento delle organizzazioni e, di conseguenza, sulle modalità di conduzione degli audit.

Il messaggio principale della nuova edizione riguarda la necessità di considerare l’audit da remoto non come una soluzione semplificata o come una semplice trasposizione online dell’audit in presenza, ma come un metodo specifico, che richiede pianificazione, competenze adeguate, sicurezza delle informazioni, controllo delle evidenze, consapevolezza dei limiti comunicativi e capacità di integrare strumenti digitali e giudizio professionale.

Per questo, la nuova ISO 19011 va letta come una revisione mirata ma strategica, capace di accompagnare l’evoluzione dell’audit dei sistemi di gestione verso un modello più aderente alle organizzazioni contemporanee, nelle quali la capacità di verificare non riguarda soltanto luoghi fisici e documenti, ma anche ambienti digitali, processi distribuiti, tecnologie emergenti, risultati effettivi e responsabilità organizzative sempre più articolate.